電子帳簿保存法の対応
FormPat.net は電子帳簿保存法の「電子取引」・「スキャナ保存」に対応しています。
電子取引
注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合、その電子データ（電子取引データ）の保存が必要です。
電子データを保存するための要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。
「真実性の確保」として、以下のいずれかの措置をとることを定められています。
- タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
- 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにする。
- 訂正・削除を確認できるシステム、もしくは訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
- 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規程に沿った運用を行う。
FormPat.net は「真実性の確保」のため、以下の機能を提供します。
- データの訂正・削除の履歴管理を行い、訂正前後ならびに削除時点のデータ表示を行えます。
- 訂正・削除は「取引情報訂正・削除申請書」をワークフロー機能で申請・承認することで事務処理規定に沿った運用を行えます。
- 電子データの保存(アップロード)を行うと、実行日付・時刻を自動設定します。
「可視性の確保」は、以下のすべてを満たす必要があります。
- 保存しているデータを速やかにみられるように、パソコン等のデバイス・ソフトウエア・ディスプレイ・プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付けておく。
- システムの使い方に関する概要書等を備え付けること。
- 検索機能（日付・取引先・取引金額で検索）を保持すること。
FormPat.net は「可視性の確保」のため、以下の機能を提供します。
- 日付・取引先・取引金額の検索ならびに様々な組み合わせの検索機能を行えます。
- 操作画面から表示できるヘルプならびに管理者用・一般ユーザー用のマニュアルを用意しています。
スキャナ保存
紙の領収書･ 請求書などは、 その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。
スキャナ保存するための要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。
その内、アプリケーションには以下の要件が求められます。
- タイムスタンプの付与
タイムスタンプの付与、または入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができる。 - バージョン管理
訂正・削除の記録を確認することができるシステム、または訂正･削除を行うことができないシステムを使用すること。 - 検索機能の確保
次の要件による検索ができること。
・取引年月日、取引先、取引金額
・日付または金額の範囲を指定して検索
・複数の記録項目を組み合わせて検索
FormPat.net は「真実性の確保」と「可視性の確保」のため、以下の機能を提供します。
- スキャナデータの保存(アップロード)を行うと、実行日付・時刻を自動設定します。
- データの訂正・削除の履歴管理を行い、訂正前後ならびに削除時点のデータ表示を行えます。
- 日付・取引先・取引金額の範囲検索ならびに様々な組み合わせの検索を行えます。